Pandemiyle Yaygınlaşan Uzaktan Çalışma İle Ofislerin Cazibesi Azaldı mı?

Levent Taşkın 
 

Pandemi ile birlikte hem iş yapış biçimlerimiz, hem de çalışma alışkanlıklarımız ve çalışma metodlarımız değişti. Birçok şirket Pandemi sonrasında yaşadığı krize uyum sağlamak için şirketin krizde yakalandığı durumun fotoğrafını çekmekle işe başladı. Çekilen fotoğraf sonrası görülen mevcut durum ile uzun sürecek Pandeminin ortaya çıkaracağı yaşam değişikliğinin arasındaki farkın bir analizini yaparak bu dönemde şirketin geleceği için eksikliklerine yönelik yenilikçi yöntem, proses ve stratejileri belirlemek her şirket için analiz edilmesi gereken bir konuydu. Şirketin sağlıklı büyümesi ve rekabette fark yaratması için değişim ve yenilikçi metotların şirkete entegre edilmesi kriz dönemlerinde hem zorunlu, hem de gelecek için çok önemli bir fırsattır. Hepimizin gördüğü, ancak değişmekle değişime direnmek arasında gidip geldiği dönemi, her zamanki gibi değişenler kazandı. 

Şirketler bu dönemde en çok dijitalleşmenin önemini anladılar. Artık orta vadede tüm şirketlerin dijitalleşmeye yatırım yapması ve bu konuda proaktif olmaları gerekmektedir. Pandemi öncesi çoğu şirket, çalışanı ile  ‘’home office’’ çalışmayı ya bilmiyor ya da kontrol edemeyeceğini düşünüp zaten istemiyordu. Artık Y kuşağı ile çalıştığımız ve Z kuşağının da iş hayatında olacağı bu yıllarda çalışanı ofiste görmek istemenin, fabrikadaki gibi sabah giriş akşam çıkış saatlerini kontrol etmenin bir anlamı olmadığını gördük. Y ve Z kuşağı gibi internetin, akıllı telefonların ve sosyal medyanın içerisinde büyümüş bir kuşağı ofis duvarları ile sınırlamanın nasıl verimsiz olduğunu anladık. Şimdi artık ‘’ home ofis’’ çalışma kavramını şirketlerimizde öne çıkartmaya başladık. Böylece hem sabit masraflardan tasarruf etme fırsatı elde ediyor (şube, ofis, şehir bazında kiralık yerler ve buna bağlı sabit giderler), hem de müşterilere daha yakın ve hızlı hizmet verebiliyoruz. Çağrı merkezi (Call Center) dahil servis hizmetlerinin bile gerekli alt yapı kurulduğunda artık çalışanlar tarafından evden çalışma ile mümkün olduğunu Pandemi sayesinde uygulayarak yaşadık. Baktık ki işler ofise gelmeden de yürüyor, servis hizmetleri verilebiliyor, siparişler online alınabiliyor, eğitimler online yapılabiliyor ve satış görüşmeleri internet üzerinden kolaylıkla yapılabiliyor. Daha da güzeli ofise çağrılmadan, onlarca kilometre yol yapıp sadece birkaç saat için haftalık veya aylık toplantılara katılmak için günlerini harcamaya gerek kalmadan internet üzerinden ister birebir, isterseniz grup toplantılarını çok verimli bir şekilde yapabiliyorsunuz. Bu toplantılar için seyahatler, ülkeler veya şehirlerarası uçuşlar, konaklamalar, saatlerce sıkıcı ve bitmeyen toplantılardaki zaman kayıpları gibi birçok verimsizliğinde nasıl ortadan kalkacağını gördük ve emin olduk. 

Ofise veya şirkete gelmeyen kişinin dalga geçtiğini, iş yapmak yerine kendine zaman ayırdığını ve bu nedenle mutlaka sabah ve akşam çalışanları ofiste görerek onların çalıştığına inanmak için kontrol etmeyi düşüdüren egomuzun nasıl işe yaramadığını gördük. Ofise gelinmeden, günlük iş programlarını sanal ortamlarda yaparak, toplantı ve iş görüşmelerini internet üzerinden gerçekleştirerek; çalışanlarla iletişim, müşterilerle iletişim, çalışanların verimliliği, çalışanların performans ve raporlamaları gibi operasyonel birçok kontrol etmek istediğimiz konuların aslında ofise gelinmeden de yapılabildiğine inandık. 

Home ofis çalışmanın işten kaytarmak değil, aslında birçok bölgede ve birçok iş kolunda çok daha verimli olduğunu keşfettik. Çünkü denemek ve görerek inanmayı tercih edenler için bu tecrübeyi onlara yaşatacak bir Pandemi gerçeği vardı. 

Home ofis çalışanlarımızı nasıl yöneteceğiz, nasıl iş programları oluşturacağız, onlarla nasıl ve hangi sıklıkta online görüşme ve toplantılar yapacağız, nasıl şeffaf ve anlık bir raporlama ve bilgi akışı kuracağız gibi operasyonel konuları bünyenizde hızlıca çözmeye odaklandık. Hem çalışanlarımızı, hem yöneticilerimizi bu yeni alışkanlıklar konusunda eğittik, bilgilendirdik ve gerekli alt yapı eksiklikleri varsa bunlara yatırım yaptık. Değişmeden gelişemeyeceğimizi bize zorla öğreten bir Pandemi vardı. Bu yönleri ile Pandemi iş hayatımıza dijitalleşmeyi hızlıca yerleştirdi ve ofiste bedenen var olma zorunluluğunu ortadan kaldırdı. 

Şirketlerde birçok farklı raporlama programları; finansal takip ve analiz; satış, üretim ve lojistikte farklı software ve ERP modülleri kullanılmaktadır. Ya da çok basit programlarla sadece finansal ve satışa yönelik ana konular takip edilmektedir. Raporların hazırlanışı çok zaman almakta, elle sürekli başka raporlardan toparlanan bilgiler her defasında değişmekte ve güvensizlik yaratmakta, eksik veya hatalı bilgiler nedeniyle doğru analizler yapılamamakta veya çözüm üretmekte geç kalınmaktadır. Ayrıca hem orta hem üst düzey yöneticiler kendi alanlarında sorumlu olduğu işlere ait sonuçları günlük ya da anlık göremediği için, mevcut gidişatla ilgili aynı ay içerisinde müdahale veya önlem alma imkanı olamamaktadır. Pandemi dolayısıyla home ofis çalışma düzeni, bize tek bir ERP sisteminin bir şirkette anlık işlerin takibinin ne kadar önemli olduğunu gösterdi. Tek bir ERP sistemi, herkesin anlık, online, aynı şeffaflıkla görmesini sağlar. Müşteriler de çok hızlı yanıt almakta ve satış ekipleri de müşterilerin performansı dahil her işlemi ERP üzerinden görüp doğru ve hızlı hizmet verebilir hale gelir. Üretimden lojistiğe, satıştan finansa tek bir ERP sistemi şirketlerimiz için zorunluluktur. Bu sistemlerin kullanımı, yetkilendirilmesi, mevcut verilerin güncellenmesi ve doğruluğunun sağlanması, çalışanların eğitimi gibi süreçlere zaman ve kaynak ayırmak gereklidir. 

ERP sistemleriyle beraber CRM programlarıyla satış ekiplerinin akıllı telefonlar, laptop ve bilgisayar ile internetin olduğu her yerde anlık bilgileri sisteme girip, anlık raporlama, iş programı, müşteri ziyaretlerinin programlanması, günlük aktivitelerin takibi, hedeflere göre ciroların müşteri bazında ve bölge bazında anlık görülmesi, projelerin takibi gibi bir çok önemli ölçüm ve kontrol noktalarını da online takip etmeyi hedeflemeliyiz. Şirket içi evrak, kağıt ve belge ile yapılan tüm işler yok edilmelidir. Bu bize hem zaman, hem hız kazandıracaktır. Kontrol ve çözüm becerilerimiz artacaktır. Bunlar da kar ve kazanç demektir, sağlıklı büyüme demektir. Çalışanın da esnek ve motiveli çalışması demektir. Bu tür sistemlerle yetkilendirme, onaylama, kontrol, denetim ve performans analizleri gibi birçok ölçümü çalışan ve yönetici bazında yapabilirsiniz. Hem daha şeffaf, hem de çok adil olursunuz. Herkese açık ve şeffaf bir sistem olduğu için çalışan da endişe ve şüpheyi yok eder, tam tersine rekabeti artırır ve güven yaratır. 

Pandemi ile e-ticaret hacmi çok arttı. Ayrıca sosyal medya kullanımının ne kadar etkili olduğu ortaya çıktı. Online alışverişin oranı, bir ürünü almadan önce internetten araştırıp bilgi ve fikir alma gibi alışkanlıklar sürekli ve hızla artacaktır. Bu nedenle dijital pazarlama ve lojistik hizmetlerinin artık çok daha farklı platformlarda, hızlı ve fark yaratan mecralarda kitlelerde farkındalık yaratacak şekilde yapılmasının önemi ortaya çıktı. 

İNSANLAR UZAKTAN ÇALIŞMAYA ALIŞTILAR



İlk başlarda uzaktan çalışmaya veya evden çalışmaya zorlandık. İyi yönleri de vardı evden çalışmanın. Aileyle beraber kaliteli ve uzun zaman geçiremediğimizin günleri telafisi oldu. Onları gerçekten önemsediğimizi ve değer verdiğimizi bu kadar çok hissettirdiğimiz bir dönem belki de olmamıştı.Onlarla işten sıyrılarak öz benliğimizle uzun zamandır bu kadar doğal vakit harcayamadığımız bir dönemi, evden çalışmaya mecbur kaldığımız Pandemi sayesinde geçiriyoruz. Daha sağlıklı ve daha huzur dolu bir iş ve aile dengesi oluşturduğumuzu gözlemleyebiliyorum. Bu tarafı iyi kısımları. Ancak çevremde en çok gördüğüm şikayet ise evden çalışmanın zorluğu ve ev ortamındayken kendinizi soyutlayıp işe yönelik yoğunlaşacağınız bir ortam yaratmanın zorluğu. 

Ancak buradaki en önemli konu, ofiste olduğu kadar evden veya herhangi bir yerden eldeki dijitalleşme imkanlarının kalitesine bağlı olarak ofisle aynı kalitede iş yapabilme becerisinin olması. İllaki ofiste masada veya yöneticinizle veya ekibinizle aynı ortam bulunma zorunluluğunun olmaması. Çalışanlarınızı nerede ve nasıl işe dahil edebilmeyi, hangi sıklıkla ve nasıl iletişim kurabilmeyi, internet üzerinden düzenli ve planlı olarak görüntülü görüşmeler yapabilmeyi yönettiğinizde uzaktan çalışma ofiste çalışırken var olan birçok olumsuzluğu da yok ediyor görüşündeyim. Örneğin; ofiste çalışmada var olan işe gidip gelirken trafikte kaybedilen zaman kaybı ve stres, işteki yemek saatlerinin uzatılmasının getirdiği zaman kayıpları, toplantıların verimsiz ve pasif katılımla geçmesinin yarattığı verimsizlik, dedikodulara harcanan zaman, sigara ve kahve molalarındaki uzayan zamanların verimsizliği gibi olumsuzluklar uzaktan çalışmada olmuyor. Bu nedenle uzaktan çalışma ile ofiste çalışmanın yapılan işin niteliğine göre belirli oranlarda harmanlanması kesinlikle verimi artıracaktır.

Pandemiyle beraber karantinalar ortaya çıktığında, uzaktan çalışmaya geçiş çok hızlı bir biçimde gerçekleşti. Bazı şirketler bugün halen personelinin %25’ini ofiste çalıştıracak bir sirkülasyon ile çalışanlarını home ofis çalışmaya yönlendirmiş durumda. Bazıları %50 oranda personelini ofiste çalışmaya çağırıyorlar.

Uzun yıllardır trend olan büyük plazalardaki çalışma ofisleri ve bu ofislerin açık ofis olarak dizayn edilmesi bir çok şirketi bu tür açık ofis düzenine veya plazaların lüks çalışma ortamlarına yönlendirmişti. Bu ofislerde sosyal iletişim ve etkileşim ön planda tutuluyor, çalışanlar için ortak toplantı alanları, kahve içme ve sohbet etme alanları, dinlenme mekanları ve camların kapalı olduğu çok iyi havalandırılan ortamlar yaratılmıştı.

Pandemi ile birlikte en büyük sorun, bu ofislerdeki açık ofis alanlarının hijyene aykırı şartlar taşıması, kişileri izole edememesi ve daha da önemlisi açılmayan pencereler nedeniyle taze hava girişinin olmamasıydı.  Pandemi ile birlikte ofislerdeki asansör kullanımları ve havalandırma sistemlerinin standartları; bunların nasıl kullanılmasına dair yönetmelikler ve kullanım esasları ilgili kurum ve kuruluşlarca yeniden tanımlandı ve yayınlandı. Ancak mevcut sistemlerin bu yeni yönetmeliklere uyumu veya tam olarak gereklilikleri sağlaması maalesef tam anlamıyla mümkün olamamaktadır. Açık ofisler yerine daha çok bölmeli alanlar, daha geniş koridor ve antreler, ortak alanlarda taze hava girişinin sağlanması, yüksek katlı binalardaki kalabalık asansör kullanımlarından kaçınma gibi birçok talep, gelecek plaza ofislerinin veya ofis çalışanlarının ön planda tutması gereken konular olacaktır.

Uzaktan çalışma kültürü ile artık personelin işe geliş gidiş saatini, ne kadar çalıştığını, nasıl çalıştığını kontrole alışmış bir yapıdan ve kafadan uzaklaşacağız. Tam tersine çalışanlarımız, özgürce kendi çalışma ortamını belirleyebilecekler. İstenilen sonuca mekan bağımsız, internetin ve dijitalleşmenin verdiği her türlü olanaktan yararlanarak ulaşacak beceri ve yetkinliğe sahip olarak ulaşacak şekilde evrimleşmeye devam edecekler. İşverenler ve yöneticilerimiz de çalışanlara daha fazla eğitim ve online özgürlük verecekler; en önemlisi onlara güvenmeyi öğreneceklerdir. 

Büyük ve lüks plazalardaki ofislere mi yoksa kapasitemizin yarısında yetecek daha fazla bölmeye, açık pencereye olanak tanıyan, az katlı olup asansörden çok merdiveni kullanmayı tercih edeceğimiz az katlı binalardaki sade ofisler mi tercih edilecek göreceğiz. Bence sağlıklı ortamları içerisinde barındıran sade ofisler veya katlar, plazalara göre tercih edilir duruma gelecektir. Plazalar, bu yeni koşullara göre ofislerinin büyüklüğünü, pencerelerin kullanılmasını, asansörlerin daha akıllı teknolojilerle hijyen koşullarına uygun dönüşümünü ve bölmeli bir oturma düzenine daha fazla odaklanacak iç dekorasyonu dikkate alarak yeniden yapılanacaklardır.

Kapasitemizin diğer yarısı ise uzaktan çalışmaya odaklanacak ve böylece bazı bölümler uzaktan çalışma ağırlıklı, bazı bölümler dönüşümlü olarak ofiste olacak ve bazı bölümler belki daha uzun süreli ofiste olacak şekilde bir harman yaratılacak. Bu hem masrafların kısılması, hem esneklik, hem yaratıcılık, hem sağlıklı ortamlar ile çalışanların korunması, hem de hız açısından büyük avantajlar getirecektir. 

Pandemi sonrasında artık ofisten çalışmanın yanı sıra uzaktan veya home ofis çalışmak en çok tercih edilen çalışma biçimi olacaktır. Bu nedenle ofislerimizi yeniden düzenlemeye ihtiyaç olacaktır. Aynı zamanda home ofis yada uzaktan çalışma ile ofis çalışmasının yeni bir harmanlamasını yapan bir çalışma düzeni oluşturmalıyız. Yarı zamanlı uzaktan çalışmalar, farklı ofis saati kurgulamaları, uzaktan ve ofisten çalışma kombinasyonu Pandemi sonrası yeni iş düzenimizin bir parçası olacaktır.

Online işe alım görüşmeleri, online eğitimler ve işe yeni başlayanların evine hoş geldin kahvaltılarının gönderilmesi artık birçok şirkette bugünün normali haline geldi. Yeni işe alınanların işteki uyum programları ve onlara yardımcı olacak kişilerle ilişkileri bile online ortamda yapılıyor artık. Online eğitimleri videolarla veya internet tabanlı toplantı programları ile yapılıyor. Satış ekiplerinin toplantıları, şirket içi eğitimler, yönetim toplantıları, tüm raporlamalar, pazarlama faaliyetlerinin hayata geçirilmesi gerekli pazarlama aksiyonları tamamen online olarak ve internet üzerinden yapılıyor. Herkes başta zorlansa da bu metotları kullanmayı öğrendi, alıştı ve artık benimsedi. Ürün lansman ve müşterilere tanıtım toplantıları çok büyük sayılarda katılımcıların dahil olduğu sanal toplantı ve etkinlik yönetimi ile yapılıyor. Bu konuda etkinlik yönetimi yapan ajanslar ve firmalar aşırı yaratıcı fikirler ve teknolojinin sunduğu en iyi olanakları birleştirerek müthiş gösteriler ve lansmanlar yapıyorlar. Ofisler gibi etkinlikler için otellerin büyük salonları bile artık anlamsız kaldı; otellerde çok büyük sahne dekorunun yer aldığı ve yüzlerce katılımcıyla büyük balo salonlarında yapılan lansman toplantıları artık, sanal ortamlarda bilgisayar ekranlarından izleyerek gerçekleşiyor.  

Ofislerimiz var olacak. Ama ofislerimizin oturma ve taze hava için gerekli mimari düzeninin değişeceği kesin. Eskisi kadar tam kadro ofiste oturacakmış gibi ofislerin büyüklüğüne karar verilmeyecek, kadroların yarısı uzaktan çalışacak şekilde ofis ihtiyaçları belirlenecektir. Yüksek katlı ve akıllı asansörler olsa bile asansör kullanımının az sayıda olacağı yapılar başka bir kriter olacaktır ofis seçerken. Ofisle uzaktan çalışmayı birlikte harmanlayan ve dijitalleşmenin tüm imkanları ile çalışanlarına bağımsız ama verimli çalışma şekli sunan tüm şirketler Pandemi sonrası bir adım önde olmaya devam edecektir. Z kuşağının yapısını da dikkate alarak, onları sınırlamadan ve kapalı bir alanda tutmaya zorlamadan, onlara güvenerek, online iletişimi ön planda tutarak ve çalışanlara teknolojinin ve internetin sunduğu tüm imkanları verecek bir iş yapma kültürüne geçmenin zamanı geldi de geçiyor. Ofis mi uzaktan çalışma mı tartışmalarından ziyade, ofisi geri plana alıp uzaktan çalışma yöntemini de kullanarak çalışanları trafiğin kaybettirdiği zamandan ve toplu taşıma ile ofisin getirdiği hijyen sorunlarından uzak tutmak ön planda olmalı.