Bürokrasi'de İnovasyon-4

Avni Gündüz 

 

Değerli Meslektaşım Avni Gündüz'ün  2016 yılında Emo İzmir Şube Bültenimizde yayınlanan  Bürokrasi'de İnavosyon yazı dizisini yayınlıyor, 2016 yılından bugüne kadar geçen 6 yıllık süreçte olan değişikliği sizlerin değerlendirmelerine sunuyoruz. 



“Azgelişmiş insanlar ve toplumlar ‘kurtarıcı’ arar. Gelişmiş toplumlar ise ‘işleyen kurumlar’a dayanır”

Bundan önceki yazılarımızda bürokraside yaşadığımız sıkıntıların ve verim düşüklüğünün, görmememiz gereken “zulüm”ün örneklerini vererek çalışma düzeni ile insan faktörünün önemini belirtmiştik. Çalışma düzeninin yeniden yapılandırılması işlerin tanımı, sıklığı ve öneminin belirlenmesinin yanısıra çalışanlar arasından “yarış atları” benzetmesi yaptığımız kişileri bulmanın ve eğitimin önemini söylemiştik. Sistemi bir at arabasına benzetmiş, yönetici arabayı belirlenen hedefe doğru götürmeye çalışırken, engebeli yolun kanun ve yönetmelikler, arabanın üstündeki yükün iş ve işle ilgili bürokratik mekanizmalar, arabayı iten çalışanların da bir kısmının arabayı ittikleri bir kısmının da arabayı itiyormuş gibi yapanlar olduğunu ve yöneticinin bütün bu zorlukları aşarak arabayı hedefe doğru götürmesinin nasıl sağlanacağını anlatmıştık. 

Yeniden yapılanma sürecinde bir taraftan yukarıdan aşağıya işlerin sıklığı ve önemine göre yöneticilikler belirlenirken bir taraftan da en alt seviye dahil iş-görev analizlerinin yapılması gerekmektedir. Çünkü buna göre eğitim planları hazırlanarak her işin işe uygun her eleman tarafından aynı şekilde ve birbirine yakın sürelerde yapılması sağlanmalıdır.

Bu yöntemin ortaya çıkışı II. Dünya savaşı sırasında olmuştur. Japonlar 1941’de Pearl Harbor’a saldırdığında, Birleşik Devletler savaşa hazırlıklı değildi. Zorunlu askerlik hizmetine ilk alım gerçekleşmiş ve 21 yaşındakilerin çoğu resmen askere alınmış olmakla birlikte, iyi eğitilmemişlerdi. 

Bu askerlere I.inci Dünya Savaşı üniformaları giydirilmiş, düzgün adımla yürüyüş ve bazı savaş manevraları dışında çok az şey öğretilmişti. Sanayi, barış zamanındaki üretime göre donanmıştı ve savaş zamanına göre yeniden şekillenmeye hazırlıklı değildi. 

Hükümetin bozgun sonrasında hızla bir şeyler yapması gerekiyordu. Bir grup psikolog, psikiyatrist ve eğitim uzmanı bir araya getirilerek hızlı ve etkin eğitim yöntemleri geliştirmekle görevlendirildiler.

Sonuç, yetişkinlerin o dönemdeki öğrenme teorisine dayanan, eğitime sistematik bir yaklaşım idi. Geliştirilen bu model daha sonraları hem ordu hem de sanayi tarafından yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu modelin ve daha önceki yazılarımızın kapsamında bahsettiğimiz gerek organizasyonel yaklaşımın(yeniden yapılanma) gerekse sistematik eğitim yaklaşımının temelinde “analiz “kavramı yatmaktadır. 

Aşağıdaki şemayla bunu açıklamaya çalışalım.

Diyelim ki vizyon sahibi bir şirketiniz var. Hedeflerinizde buna göre açık ,şeffaf, ulaşılabilir ve tanılanmış konumda. Buna uygun bir yapıya ve bu yapıya uygun nitelikli elemanlara ihtiyacınız var.5N1K diye tanımlanan (ne, ne zaman, nerede, nasıl, niçin ve kim?) sorularının cevabını da bulmak ve buna göre yönetimsel planlarınızı yapmak durumundasınız. Yapacağınız işlem öncelikle girdi( input) olarak belirtilen analizleri yapmak, çıktı (output)  olarak da eylem şeklini hayata geçirmektir. 

 

Genelde üst yöneticiler,CEO lar patronlar amaç ve  ihtiyaç analizlerine gereksinim göstermezler çünkü at arabası modelinde belirttiğimizgibi onlar hedefi ve buna gidecek yolları kafalarında belirlemişlerdir. Şirket her ay şu kadar tahsilat yaratmalı, buna göre tahakkuk ekiplerii sayısı artmalı, kaçak ekipleri oluşturmalı gibi.
Bunu doğru ve/veya yanlış yaklaşım olduğunu  bir tarafa koyarsak ve kabullenirsek ayni hedefe ulaşmak için yapılması gereken analizlerin başında iş-görev ve değerlendirme kriterleri için performans analiz teknikleri gelmektedir.

İş-Görev analizinin genel tanımlaması, gerekli bir iş tarifinin geliştirilmesi ve işin yapılabilmesi için zorunlu olan görevlerin belirlenmesi şeklindedir. İş analizi ile çalışma alanında işlerin deneyimli personel tarafından yapılıp yapılmadığına karar vermek için iş tasnifinin analiz edilme işlemi yapılır. Bunu gerçekleştirmek için, iş tasnifleri görev alanlarına, görev alanları da görevlere ayrılır.

Görev analizi ise, görev standartları, şartları, başlama ipuçları, araçlar, gereçler, ve/veya malzemeler ile yazılı prosedürler, meselenin ana noktaları, şartnameler ve resimler ile ilgili olduğu kadar, görevi gerçekleştirmek için yavaş yavaş yürütülecek bir ilerlemeye karar vermek için bir görevin incelenme aşamasıdır. 

İş-Görev analizleriyle bir iş sınıfının, mesleğin veya uzmanlığın özel olarak yeni ve deneyimsiz elemanların da yetiştirilmesi ve istihdamı için yapılacak eğitim programının içeriğinin belirlenmesi ve ek olarak “iş başında eğitim” programları düzenlenebilir.

İş analizi sürecinde kullanılan bazı terimler şunlardır:
-    İş sınıfı, meslek veya uzmanlık: Bir kişinin içinde olduğu veya yaptığı meslek, iş veya sanat. Örneğin hat işçisi, oto sürücüsü.
-    Görev alanı: İş sınıfının benzer nitelikte hizmetleri içinde toplayan alt bölümü. İşletme Teknisyeninin manevra yapması, kesici arızasına müdahalesi,röle ayarı kontrolü vb
-    Görev: Bir görev alanının belirli bir başlangıcı ve sonu olan ve iş sürecinin tamamlanmasına katkıda bulunan alt bölümü. Görevler genellikle kısa sürelidir ve doğru yapılıp yapılmadığını değerlendirmek üzere standartları belirlenmiştir.
-    Konu uzmanları: İş sınıfında güncel deneyimi olan kişiler.
-    Sıklık: Bir görevin hangi sıklıkla (gün, hafta , ay, üç ay, yıl vb) yapıldığıdır.
-    Önem: Bir görevi yerine getirmenin, yapmamanın ya da görevi doğru yapmamanın sonuçlarıdır.
-    Zorluk: Görevi yerine getirmenin ve öğrenmenin ne kadar zor olduğunun belirlenmesidir.


Yazının sonunda iş ve görev analizleri için geliştirilmiş format örneklerini bulabilirsiniz.


Eğer kendi bünyenizde iş analizini yapmayı planlarsanız 3 aşamayı dikkate almanız gerekmektedir:

1.    Konu Uzman’ları Komitesinin Oluşturulması: İş Analizini yürütmek için kurulacak komite söz konusu iş sınıfından sağlanabilecek en iyi ve deneyime sahip işçilerden oluşturulmalıdır. Bu komitenin büyüklüğü çok önemlidir. Altı Konu Uzmanı (KU) ve 1 Eğitim Teknisyeni (ET) ideal bir büyüklüktür. 

2.    Görev Alanlarının Tanımlanması: İş Analizi, iş sınıfını Görev Alanlarının ayrılma aşamasıdır. (Görev alanları bir kez tanımlandıktan sonra, Konu Uzmanlarını daha ufak gruplara ayırmak ve bu ufak gruplardan herbirine eşit sayıda görev alanı paylaştırmak iyi bir yöntem  olabilir). 

3.    Her Bir Görev Alanı Kapsamındaki Hizmetlerin Tanımlanması: Zorluk, sıklık, önem ya da başka herhangi bir parametre gözetilmeksizin, bütün hizmetlerin tanımlanması önemlidir. Bunu sağlamakta yardımcı olmak üzere, ET daha önce yapılmış iş analizlerinden, ilgili iş sınıflarındaki benzer iş analizlerinden ve bulunabilen diğer iş sınıflandırma listeleri ile, görev alanı ve hizmet  listelerinden referans materyali sağlamalıdır. Referans malzemeleri, konu uzmanları mesleklerinin kendilerine verilen görev alanları içindeki belirli hizmetleri tanımlarken, yol göstericiler olarak kullanılmalıdır. Analiz verileri ve referanslarla birlikte her bir görev alanı kapsamındaki zorluk, sıklık, önem tanımlanması bu aşamadan sonra yapılmalıdır.


İlk yazımızdan itibaren yaşadığımız bir ‘zorluk’tan, işlemlerin ve bürokrasinin yarattığı bir ‘zulüm’den nerelere kadar geldik. Nasıl doğada her canlı ve yaşam çevresi birbirleriyle uyumlu bir yaşam zinciri içinde olduğu zaman orası sürdürülebilen huzurlu bir yeryüzü cenneti oluyorsa, modern(!) kent yaşamında da yaşamın merkezinde insan olduğu gözardı edilmeden insanlar için yapılmış altyapıdan ve hizmetlerden insan ilişkilerinin bağlantılarını koparmadan, herkesin faydalanabildiği bir toplumsal düzen oluşturulduğunda, huzurlu bir kent yaşamını sağlayabiliriz. Böyle bir düzen  “işleyen kurumlar” ile hayat bulacaktır.