Hakediş ve Kesin Hesap Hazırlanırken Dikkat Edilecekler

Yazı Dizisi-2

Cem Kafadar 

İnşaat Mühendisi (ITU-1987)

İhzarat

38.Şantiye içi veya şantiye dışı ihzarat alma imkanları değerlendirilmelidir.
39. İhzarat alınacak malzeme miktarı hesaplanırken uygulama projeleri üzerinden hassas bir çalışma yapılmalıdır. Yanlış hesap edilmiş ihzarat miktarları gerek iş sırasında, gerekse iş sonunda problem oluşturacaklardır. Eksik ihzarat eksik veya gecikmiş ödemeye yol açabileceği gibi, fazla yapılan ihzarat da iş sonunda elde malzeme kalmasına yol açacaktır.
40. Hangi hakedişte ne kadarlık ihzarat yapılacağına ilişkin ihzarat planı yapılmalıdır.
41. Hakedişin düzenlendiği tarihte, şantiye yetkilileri ve işveren ya da vekillerince, söz konusu malzemelerin şantiyede bulunan miktarlarını belirten ihzarat tespit tutanağı hazırlanmalıdır.
42. İhzaratın, iş programlarında, sözleşme ve eklerindeki fiyatlara göre belirtilecek miktarlardan fazla yapılmasının çoğu durumda idarenin iznine bağlı olduğu unutulmamalıdır.
43. Bedeli ödenmiş ihzarat malzemesinin, ancak idarenin onayı ile şantiyeden çıkarılabileceği unutulmamalıdır.
44. İhzarat hakedişlerinin içindeki ihzarat tutanaklarında şantiye ve kontrollük yetkililerinin imzaları eksiksiz olarak bulunmalıdır.
45. İhzarat ödemesine baz teşkil eden irsaliyelerde teslim alan yetkilinin imzası mutlaka bulunmalıdır.
46. Sözleşmesinde aksine bir hüküm yoksa, şantiyeye getirilmemiş malzeme için ihzarat bedelinin ödenmeyeceği unutulmamalıdır. (Şantiye dahilinde stok sahası veya ambar yapma imkanı bulunmayan şantiyelerde, dış ambara ihzarat alma amacı ile getirilen malzeme için idarenin ödeme yapmayabileceği dikkate alınmalıdır.)

Nakliye Bedelleri

47.Nakliye bedelleri imalat ve ihzaratta kullanılan malzemeler için ayrı ayrı hesaplanarak hakedişe dahil edilmelidir.
48. Nakliye bedelleri, usulune ve şartnamesine göre düzenlenip onaylanmış uzaklık, kroki ve tutanaklarında belirtilen uzaklıklar ve sözleşmedeki taşıma formülleri esas alınarak hesaplanmalıdır.

Avans

49.Avanslar, avansın alındığı tarihten itibaren her bir hakedişin ihale bedeline ait tutarına, avans mahsup oranı uygulanarak hakedişlerden kesinti sureti ile geri ödenir.
50. Hakedişten, alınmış ise avans kesintilerinin sözleşmede belirtildiği şekilde yapılmasına dikkat edilmelidir.
51. Eğer varsa avans bakiyesi son geçici hakedişten yüzde nispetine bakılmaksızın tamamen kesilir.

Yeni Fiyat Zabıtları ve Ek Protokoller

52.İdare ile yapılan yeni fiyat tespitlerinde bütçe fiyatları ve piyasa fiyatları ile mukayese yapılmalıdır.

53. Yeni birim fiyat tutanağında; tutanağın numarası, konusu, düzenleme gerekçesi, hangi malzemelerle ve hangi şartlarla yapılacağı, fiyata dahil bütün malzeme ve işçilik ayrıntılı olarak yazılmalıdır.
54. Yeni birim fiyat tutanaklarında işin tarifi yapılırken ölçünün projesinden veya yerinden alınacağı, varsa boşluk düşülmeyecek kısımlar ve fiyata dahil olmayan kısımlar açıkça belirtilmelidir.
55. İdare ile yapılan ek protokoller tarih sırasına göre numaralandırılmalıdır.

Hakediş Arka Kapağı

56.Teminat kesintileri ve diğer tüm kesintiler zamanında ve sözleşmesine uygun olarak yapılmalıdır.
57. İdari hakedişlerde sözleşmesine göre sene aşımı olduysa, bu doğrultuda stopaj kesintileri doğru bir şekilde yapılmalıdır.
58. Hakediş arka kapağındaki imzalar eksiksiz olarak tamamlanmış olmalıdır.
59. Hakediş arka kapağında hakediş numarası ve tarihi, hakedişin özel bir durumu varsa (ihzarat hakedişi, kesin hakediş gibi) bu durum yazılı olarak belirtilmelidir.
60. Önceki hakediş arka kapağındaki değerlerin doğruluğu kontrol edilmelidir.

Hakedişteki Düzeltmeler ve İtirazlar

61. Hakedişlerdeki düzeltmelerde eski rakam ve yazıların okunabilir şekilde çizilmiş olarak hakediş raporunda bulunması ve düzeltme yapan idare yetkililerinin imzasını taşıması gereklidir. Ancak bu düzeltmeler yeniden sayfa düzenlemeyi gerektirecek ölçüde fazla ise, esas sayfa üzerinde düzeltmenin yapıldığına ilişkin açıklama bulunmak şartı ile, yeniden ayrı bir sayfa düzenlenip hakediş raporuna eklenmelidir.
62. Şantiye yönetiminin idarenin yaptığı düzeltmelere itirazı olduğu takdirde, karşı görüşlerinin neler olduğunu ve dayandığı gerekçeleri idareye vereceği ve bir örneğini de hakediş raporuna ekleyeceği dilekçesinde açıklaması ve hakediş raporuna ‘İdareye verilen ……………. tarihli dilekçemde yazılı itiraz kaydıyla’ cümlesini yazarak imzalamalıdır.

İdari Hakedişlerde Dikkate Alınacak Diğer Hususlar

63.Hakedişlerin onay ve ödeme sürelerinin takibi yapılmalıdır.
64. Sözleşmede ihale indirimi uygulanacak ve uygulanmayacak işler var ise hakedişlerde ihale indirimi uygulanmasında, bu ayrıma dikkat edilmeli, ihale indirimi sadece bu indirimin uygulanacağı işlerde yapılmalıdır.
65. Hakedişler, hakediş raporunun idarece imzalandığı tarihten başlamak üzere en geç sözleşmesinde yazılı sürenin sonunda, eğer sözleşmede bu hususta bir kayıt yoksa 30 gün içinde tahakkuka bağlanmalıdır. Bu tarihten başlamak üzere sözleşmede aksi belirtilmediği taktirde 30 gün içinde de tahsilatı yönünde girişimde bulunulmalıdır.
66. Önceki hakedişten gelen tüm değerler doğru olmalıdır.
67. Ara hakedişlere girmesi gereken miktarlarda atlama yapılmamasına paranın geç alınmasına sebep olabilecek hatalar yapılmamasına dikkat edilmelidir.
68. Alt yükleniciye hakedişle ödeme yapılan bir imalatın, varsa alt yüklenici tarafından yapılmayıp şantiye tarafından yapılan işlerin, atlama yapılmadan tamamının idari hakedişe konmasına dikkat edilmelidir.
69. Fiili imalat bilgisi ve sözleşmeden yola çıkarak gereken hakediş gelir değerini hesaplayan bir sistematik kurulmalıdır.
70. Hakediş değeri gereken gelir değeri ile uyumlu olmalıdır.
71. Hakedişlerin idareye sunulan ve onaylanan miktarları uyumlu olmalıdır.

İDARİ KESİN HESAP VE KESİN HAKEDİŞ

72.Kesin hakediş, işlerin tamamlanması ve geçici kabul işlemlerinin bitmesinden sonra, sözleşme eki şartname hükümlerine uygun olarak düzenlenmiş ve onaylanmış kesin metraj ve kesin hesap sonuçlarına göre düzenlenmelidir.
73. Kesin hesap ve kesin hakediş; ara hakedişler sırasında yaklaşık yöntemlerle yapılan hesapların basit düzenlemeler yapılması veya son hakedişin üzerine kesin hakediş yazılması ile sonuçlandırılmamalıdır.
74. Kesin hesap sözleşme ve şartnameleri dikkatle okuyup yorumlayabilecek uzman kişiler tarafından yapılmalıdır .

Kesin hesaplar için

75. Temel üst kotundan yukarı kısımların onanmış proje ve detaylarına uygun olarak metrajları yapılmalıdır.
76. Temel üst kotunun altında kalan kısımların metrajları ataşmanlardan alınmalıdır.
77. Sözleşme ve eki şartnamelere göre bedelleri sayılarak, tartılarak, ölçülerek ödenecek işlere ait veriler onaylı tutanaklardan alınmalıdır.
78. Kesin hesaplar işin devamı süresince kontrollükle koordineli bir şekilde hazırlanmalıdır.
79. İdari kesin hesaplar için genel bir sistem mevcut olmalı ve bu sistem uygulanmalıdır.
80. Kesin hesap kendini ibra etmelidir. Kesin hesabın yapılmasında kullanılan tüm dökümanlar kesin hesap dosyasının içinde olmalı, hesaplar işin yabancı biri tarafından rahatça kontrol edilecek düzen ve açıklıkta olmalıdır.
81. Kesin hesapların içinde, gerekli imzalar ve kaşeler eksiksiz olarak bulunmalıdır.
82. Alınan avansın tamamının kesilmiş olmasına dikkat edilmelidir.
83. Teminat ve ihale indirim kesintileri sözleşmeye uygun bir şekilde yapılmalıdır.
84. Kesin hakedişte ihzarat değeri sıfır olmalıdır.
85. Kesin hesapların içerdikleri bilgi ve belgeler bakımından hatasız ve noksansız düzenlenmelerine özen gösterilmelidir.
86. Kesin hesaplar idare veya temsilcisi tarafından hazırlanıyorsa, metraj ve hesapların düzenlenmesine eşlik edilmelidir.
87. Kesin hesap idare veya temsilcisi tarafından hazırlanmış ve itirazlar var ise inceleme süresi içinde idareye yazılı olarak bildirilmelidir.