Çevik  Yaklaşımların İnşaat Projelerinde Uygulanması 

Cem Kafadar 

 

Hızla değişen dünyada teknolojinin getirdiği fırsatlarla belki biraz hantallaşıyoruz ama farkında olalım veya olmayalım bir şekilde çevikleşiyor, hızlanıyoruz. Daha fazlasını, daha kısa zamanda istiyoruz. Sektörler de yeni beklentilerimiz doğrultusunda eski çalışma modellerini yeniliyor; iletişimi, hızı, esnekliği, işbirliğini, müşteri taleplerini önceliğine alacak metodolojiler üretiyor.

“Çeviklik”, bugünün dünyasının karşı koyamayacağımız, kaçınılmaz bir gerçeği. “Yaşamımızın her alanında eski bildiklerinize fazla takılmayın, hatta unutabiliyorsanız, unutun; ancak bu şekilde dönüşümü gerçekleştirebilirsiniz” diyen bir bakış açısıyla karşı karşıyız. Peki nispeten daha gelenekselci bir yapıya sahip olan, iç dinamikleri farklı çalışan, hız için her riski göze almaktan çekinmeyen inşaat sektörü çeviklik konusuna nasıl yaklaşıyor? İnşaat projelerinin yönetiminde çevik bakış açısını ne şekilde kullanabilir, neleri önceliklendirebilir? Bu yazıyı okurken şöyle düşünüyor olabilirsiniz, çünkü ben yazarken düşündüm:) “Ortada çeviklik söyleminin olmadığı günlerde biz sektör olarak kuralları pek sevmeyen yapımızla zaten fazlasıyla çeviktik”.

Bu yaklaşım biçimi çevik anlayışa verilebilecek en büyük zarar. Çünkü çeviklik, “hadi hemen, planımız olmasa da işe başlayalım, tıkanırsak nasıl olsa projeyi yaparken çözeriz” demek değil.

Geleneksel süreç-odaklı proje yönetimi yaklaşımlarından farklı olarak, daha dinamik ve iteratif bir yaklaşımı benimseyen çevik proje yönetimi, esnekliği, uyumu, müşteri odaklılığını, işbirliği ve ekip çalışmasını, sürekli iyileştirme ve öğrenmeyi öne çıkarıyor. Çevik proje yönetimi, müşteri memnuniyeti ve değer yaratmaya odaklanırken, bir taraftan da gereksinimleri ve süreçleri sürekli olarak gözden geçirerek iyileştiriyor. Bu yöntem, geleneksel proje yönetimi yaklaşımlarından farklı olarak esneklik ve uyum sağlama kabiliyetine dayanıyor. Şimdi, bu anlayışın inşaat projelerine getireceği kazanımları tek tek inceleyelim:

Maliyetlerin düşürülmesi: Projelere “maliyet her şeydir” bakışıyla bakan sektör oyuncuları için en heyecanlandıran başlık bu sanırım. Küçük parçalara bölünerek yönetilen projeler, malzeme ve işgücü gibi kaynakların daha iyi kullanılmasını sağlayacağı gibi, sürekli geri bildirim ve sürekli iyileştirme felsefesiyle, projenin maliyetlerinin kontrol altında tutulmasına yardımcı olacaktır.

Müşteri memnuniyetinin artması: Çevik proje yönetimini, henüz projenin tasarım aşamasındayken, müşteri ihtiyaçlarına yönelik önceliklerin belirlenmesiyle başlatabiliriz. Bu şekilde, projenin küçük parçalara bölünmesini, sürekli bu parçalar üzerinden kontrol edilmesini ve her aşamada müşteri geri bildirimlerinin alınmasını sağlanabiliriz. İşi bu şekilde takip ederek, istediğimiz müşteri memnuniyetine daha rahat ulaşabilir, planladığımız zamandan fazla sapma yapmadan projemizi bitirerek maliyet tasarrufu ve verimlilik artışı elde ederiz. Böyle bir yaklaşımla proje takımı, sık sık müşterilerle etkileşime geçerek değişen ihtiyaçları hızlı bir şekilde değerlendirme şansına sahip olur.

Risklerin azaltılması: Küçük parçalara bölünmüş projeler, işgücü, malzeme ve zamanın daha iyi yönetilmesini sağlar. Böyle bir planlamayla proje ekibi, her aşamada riskleri ve öncelikleri belirleyebilir, proje sürecini daha iyi analiz ederek riskleri oluşmadan engelleyebilir. Bu şekilde proje ekibi risk yönetimini, olası riskleri önceden tanımlamak, riskleri yönetmek ve proaktif önlemler almak için daha verimli kullanarak beklenmedik sorunların etkilerini azaltabilir.
 

 

Daha fazla esneklik: Çevik proje yönetimi, müşteri ihtiyaçlarına hızlı bir şekilde yanıt vermemizi ve projenin isteklere göre daha hızlı ve kolay revize edilmesini sağlar. Projelerdeki kararsızlıklardan kaynaklanan beklemelerin önüne geçerek olası gecikmeler büyük ölçüde önlenmiş olur. Müşteri gereksinimlerinin değiştiği durumlarda proje planlarının ve önceliklerinin yeniden düzenlenmesine olanak tanırken, değişen müşteri taleplerine hızlı bir şekilde cevap verebilme imkanı da verir. Proje yöneticileri, gerektiği noktalarda istenen değişiklikleri hızlı bir şekilde ele alarak, projenin yönünü daha rahat değiştirebilir.

Daha sağlıklı iletişim, daha verimli işbirliği: Çevik yöntemler, proje ekiplerinin birbirleriyle etkileşimini ve işbirliğini artırmaya odaklanır. Bu yaklaşım, projenin ilerlemesini izlemeyi, değişiklikleri hızlı bir şekilde uygulamayı ve riskleri önceden belirlemeyi kolaylaştırır. Çevik yaklaşım, projede yer alan tüm paydaşlar arasında sürekli entegrasyonu ve işbirliğini teşvik eder. Müteahhitler, tedarikçiler ve alt yüklenicilerle yakın bir işbirliği içinde çalışılır. Böylece, proje süreci boyunca düzenli toplantılar ve raporlamalarla tüm paydaşların bilgi paylaşımı yapması, sorunların hızlı bir şekilde çözülmesi ve projenin zamanında tamamlanması amaçlanır.

Sürekli İyileştirme ve Öğrenme: Proje süreci boyunca tüm paydaşlardan gelen geri bildirimler değerlendirilir, süreçler ve yöntemler gözden geçirilir ve gerekli iyileştirmeler yapılır. Geçmiş projelerden öğrenilen deneyimler gelecekteki projelere uygulanır. Bu noktada iş sonunda hazırlanan “İş Bitim Raporları” etkili bir araçtır. Proje ekibi, başarılı ve başarısız deneyimleri bir araya getirir, dersler çıkarır ve gelecekteki projelerde daha iyi kararlar almak için bu bilgileri kullanır. Öğrenme kültürü, projenin sürekli inovasyonunu destekler. Ekip üyeleri, sürekli olarak yeni beceriler öğrenir, en iyi uygulamaları paylaşır ve deneyimlerini diğer projelere aktarır.

Retrospektifler: Çevik yaklaşımın önemli bir unsuru olan retrospektifler, projenin sonunda düzenlenen toplantılardır. Retrospektifler, projenin başarılı ve başarısız yönlerini değerlendirerek, gelecekteki projeler için dersler çıkarmayı sağlar. Geriye dönük bir inceleme yapmak, sürekli iyileştirmeyi teşvik eder ve gelecekteki projelerin daha iyi yönetilmesine katkıda bulunur.

İşlevsel ara ürünlerin oluşması: Çevik projelerde müşteri, projenin tamamlanmasını beklemek yerine hızlı bir şekilde işe yarayan bir ürün elde edebilme imkanına sahiptir. Çevik yaklaşımın bir parçası olarak, projenin minimum işlevsel ürünü (MVP) erken aşamalarda teslim edilebilir. Bu ürün, müşteriye projenin önemli bir bölümünü göstermek ve geri bildirimlerini almak için fırsat sağlar. MVP, projenin ilerlemesini hızlandırır ve müşteri odaklılığı artırır. Konut projelerindeki önceden yapılan örnek daireleri bu kapsamda düşünebiliriz.
 

 

Hızla değişen dünyada teknolojinin getirdiği fırsatlarla belki biraz hantallaşıyoruz ama farkında olalım veya olmayalım bir şekilde çevikleşiyor, hızlanıyoruz. Daha fazlasını, daha kısa zamanda istiyoruz. Sektörler de yeni beklentilerimiz doğrultusunda eski çalışma modellerini yeniliyor; iletişimi, hızı, esnekliği, işbirliğini, müşteri taleplerini önceliğine alacak metodolojiler üretiyor.

Resim Başlığı

BU İÇERİĞİ ŞANTİYE®NİN MAYIS-HAZİRAN 2023 (399.) SAYISININ E-DERGİ VERSİYONUNDAN DA OKUYABİLİRSİNİZ...

YAZAN: Cem Kafadar / 1inşaat Danışmanlık Kurucusu / İnşaat Mühendisi (İTÜ 1982-87) / http://cemkafadar.net

“Çeviklik”, bugünün dünyasının karşı koyamayacağımız, kaçınılmaz bir gerçeği. “Yaşamımızın her alanında eski bildiklerinize fazla takılmayın, hatta unutabiliyorsanız, unutun; ancak bu şekilde dönüşümü gerçekleştirebilirsiniz” diyen bir bakış açısıyla karşı karşıyız. Peki nispeten daha gelenekselci bir yapıya sahip olan, iç dinamikleri farklı çalışan, hız için her riski göze almaktan çekinmeyen inşaat sektörü çeviklik konusuna nasıl yaklaşıyor? İnşaat projelerinin yönetiminde çevik bakış açısını ne şekilde kullanabilir, neleri önceliklendirebilir? Bu yazıyı okurken şöyle düşünüyor olabilirsiniz, çünkü ben yazarken düşündüm:) “Ortada çeviklik söyleminin olmadığı günlerde biz sektör olarak kuralları pek sevmeyen yapımızla zaten fazlasıyla çeviktik”.

Bu yaklaşım biçimi çevik anlayışa verilebilecek en büyük zarar. Çünkü çeviklik, “hadi hemen, planımız olmasa da işe başlayalım, tıkanırsak nasıl olsa projeyi yaparken çözeriz” demek değil.

Geleneksel süreç-odaklı proje yönetimi yaklaşımlarından farklı olarak, daha dinamik ve iteratif bir yaklaşımı benimseyen çevik proje yönetimi, esnekliği, uyumu, müşteri odaklılığını, işbirliği ve ekip çalışmasını, sürekli iyileştirme ve öğrenmeyi öne çıkarıyor. Çevik proje yönetimi, müşteri memnuniyeti ve değer yaratmaya odaklanırken, bir taraftan da gereksinimleri ve süreçleri sürekli olarak gözden geçirerek iyileştiriyor. Bu yöntem, geleneksel proje yönetimi yaklaşımlarından farklı olarak esneklik ve uyum sağlama kabiliyetine dayanıyor. Şimdi, bu anlayışın inşaat projelerine getireceği kazanımları tek tek inceleyelim:

Maliyetlerin düşürülmesi: Projelere “maliyet her şeydir” bakışıyla bakan sektör oyuncuları için en heyecanlandıran başlık bu sanırım. Küçük parçalara bölünerek yönetilen projeler, malzeme ve işgücü gibi kaynakların daha iyi kullanılmasını sağlayacağı gibi, sürekli geri bildirim ve sürekli iyileştirme felsefesiyle, projenin maliyetlerinin kontrol altında tutulmasına yardımcı olacaktır.

Müşteri memnuniyetinin artması: Çevik proje yönetimini, henüz projenin tasarım aşamasındayken, müşteri ihtiyaçlarına yönelik önceliklerin belirlenmesiyle başlatabiliriz. Bu şekilde, projenin küçük parçalara bölünmesini, sürekli bu parçalar üzerinden kontrol edilmesini ve her aşamada müşteri geri bildirimlerinin alınmasını sağlanabiliriz. İşi bu şekilde takip ederek, istediğimiz müşteri memnuniyetine daha rahat ulaşabilir, planladığımız zamandan fazla sapma yapmadan projemizi bitirerek maliyet tasarrufu ve verimlilik artışı elde ederiz. Böyle bir yaklaşımla proje takımı, sık sık müşterilerle etkileşime geçerek değişen ihtiyaçları hızlı bir şekilde değerlendirme şansına sahip olur.

Risklerin azaltılması: Küçük parçalara bölünmüş projeler, işgücü, malzeme ve zamanın daha iyi yönetilmesini sağlar. Böyle bir planlamayla proje ekibi, her aşamada riskleri ve öncelikleri belirleyebilir, proje sürecini daha iyi analiz ederek riskleri oluşmadan engelleyebilir. Bu şekilde proje ekibi risk yönetimini, olası riskleri önceden tanımlamak, riskleri yönetmek ve proaktif önlemler almak için daha verimli kullanarak beklenmedik sorunların etkilerini azaltabilir.

Resim Başlığı

Daha fazla esneklik: Çevik proje yönetimi, müşteri ihtiyaçlarına hızlı bir şekilde yanıt vermemizi ve projenin isteklere göre daha hızlı ve kolay revize edilmesini sağlar. Projelerdeki kararsızlıklardan kaynaklanan beklemelerin önüne geçerek olası gecikmeler büyük ölçüde önlenmiş olur. Müşteri gereksinimlerinin değiştiği durumlarda proje planlarının ve önceliklerinin yeniden düzenlenmesine olanak tanırken, değişen müşteri taleplerine hızlı bir şekilde cevap verebilme imkanı da verir. Proje yöneticileri, gerektiği noktalarda istenen değişiklikleri hızlı bir şekilde ele alarak, projenin yönünü daha rahat değiştirebilir.

Daha sağlıklı iletişim, daha verimli işbirliği: Çevik yöntemler, proje ekiplerinin birbirleriyle etkileşimini ve işbirliğini artırmaya odaklanır. Bu yaklaşım, projenin ilerlemesini izlemeyi, değişiklikleri hızlı bir şekilde uygulamayı ve riskleri önceden belirlemeyi kolaylaştırır. Çevik yaklaşım, projede yer alan tüm paydaşlar arasında sürekli entegrasyonu ve işbirliğini teşvik eder. Müteahhitler, tedarikçiler ve alt yüklenicilerle yakın bir işbirliği içinde çalışılır. Böylece, proje süreci boyunca düzenli toplantılar ve raporlamalarla tüm paydaşların bilgi paylaşımı yapması, sorunların hızlı bir şekilde çözülmesi ve projenin zamanında tamamlanması amaçlanır.

Sürekli İyileştirme ve Öğrenme: Proje süreci boyunca tüm paydaşlardan gelen geri bildirimler değerlendirilir, süreçler ve yöntemler gözden geçirilir ve gerekli iyileştirmeler yapılır. Geçmiş projelerden öğrenilen deneyimler gelecekteki projelere uygulanır. Bu noktada iş sonunda hazırlanan “İş Bitim Raporları” etkili bir araçtır. Proje ekibi, başarılı ve başarısız deneyimleri bir araya getirir, dersler çıkarır ve gelecekteki projelerde daha iyi kararlar almak için bu bilgileri kullanır. Öğrenme kültürü, projenin sürekli inovasyonunu destekler. Ekip üyeleri, sürekli olarak yeni beceriler öğrenir, en iyi uygulamaları paylaşır ve deneyimlerini diğer projelere aktarır.

Retrospektifler: Çevik yaklaşımın önemli bir unsuru olan retrospektifler, projenin sonunda düzenlenen toplantılardır. Retrospektifler, projenin başarılı ve başarısız yönlerini değerlendirerek, gelecekteki projeler için dersler çıkarmayı sağlar. Geriye dönük bir inceleme yapmak, sürekli iyileştirmeyi teşvik eder ve gelecekteki projelerin daha iyi yönetilmesine katkıda bulunur.

İşlevsel ara ürünlerin oluşması: Çevik projelerde müşteri, projenin tamamlanmasını beklemek yerine hızlı bir şekilde işe yarayan bir ürün elde edebilme imkanına sahiptir. Çevik yaklaşımın bir parçası olarak, projenin minimum işlevsel ürünü (MVP) erken aşamalarda teslim edilebilir. Bu ürün, müşteriye projenin önemli bir bölümünü göstermek ve geri bildirimlerini almak için fırsat sağlar. MVP, projenin ilerlemesini hızlandırır ve müşteri odaklılığı artırır. Konut projelerindeki önceden yapılan örnek daireleri bu kapsamda düşünebiliriz.
 

İş parçacıklarını planlama imkanı: Çevik yönetim, proje yönetimi sürecini iteratif ve inkremental geliştirme yaklaşımına dayandırır. Böyle bir bakış açısı projenin küçük parçalara bölünmesini ve her bir parçanın ayrı ayrı geliştirilmesini sağlar. Bu yaklaşımın, hızlı ve sık değişen gereksinimlere cevap vermek için ideal olduğunu söyleyebilirim. Her bir iş parçacığını, belirli bir zaman çerçevesinde tamamlanabilecek ve değerlendirilebilecek bir çalışma paketi olarak ele alabiliriz. Bu, proje yönetimini daha kolay hale getirecek ve her bir iş parçacığı üzerinde daha fazla kontrol ve öngörülebilirlik sağlayacaktır.

Sık Sık Kontrol ve Geri Bildirimler: Çeviklik, projenin farklı aşamalarında sürekli geri bildirim almaya fırsat vermesi açısından gerektiğinde müşteri ihtiyaçlarına göre projenin yönünü değiştirmeye imkan sağlar.

Esnek Planlama: Çevik yaklaşım, değişikliklerin projede beklenmesi gerektiğini kabul eder. Bu şekilde yapılan esnek planlama, beklenmedik olayların projeye etkisini minimize etmeyi amaçlar.

Daha verimli bir ekip çalışması: Çeviklik, farklı disiplinlerden gelen ekiplerin bir araya gelerek çalışmasını gerektirir. Bu yaklaşım, farklı uzmanların ve departmanların bir arada çalışarak projeyi daha hızlı ve etkili bir şekilde tamamlamasına yardımcı olur.

Sürekli Entegrasyon ve Otomatik Testler: Ekip üyeleri, yazılım ve sistem bileşenlerini sürekli olarak birleştirir ve entegrasyon sürecini otomatikleştirir. Otomatik testler, hataların erken tespit edilmesini sağlar ve ürün kalitesini artırır.

Görsel Yönetim Araçlarıyla şeffaflığın artırılması: Proje ekibi, görsel yönetim araçları kullanarak projenin durumunu ve ilerlemesini takip eder. İş süreçlerinin görselleştirilmesi, proje ekibinin iş akışını daha iyi anlamasına yardımcı olur. Kanban tahtaları veya akış diyagramları gibi araçlar kullanarak her bir iş parçacığının durumunu, ilerlemesini ve önceliklerini takip etmek daha kolay hale gelir.

Günlük kısa toplantılarla zamandan kazanılırken olası iletişim kopukluklarının önceden önlenmesi: Stand-up toplantıları, günlük olarak yapılan kısa ve odaklı toplantılardır. Proje ekibi, her gün aynı saatte bir araya gelerek projenin durumu, ilerlemeler ve engeller hakkında bilgi paylaşır. Bu toplantılar, ekip üyelerinin birbirleriyle iletişimini güçlendirir, sorunları hızlı bir şekilde tespit etmeyi sağlar ve işbirliğini teşvik eder. İş başlamadan önce yaptığımız kısa şantiye sabah toplantılarını bu kapsamda düşünebiliriz.

Önceliklendirerek değer yaratma: Çevik yaklaşımda önceliklendirme, projenin değer yaratma odaklı olmasını sağlar. Proje ekibi, müşteri beklentilerini, işin kritikliğini ve maliyet-etki analizlerini göz önünde bulundurarak işleri önceliklendirir. Böylece, projenin müşteriye en fazla değer sağlayacak şekilde yönetilmesi ve sonuçlandırılması sağlanır.

Yetki devri ve özerklik: Çevik yaklaşımda ekip üyelerine yetki devri ve özerklik verebilme imkanı vardır. Ekip üyeleri, kendi işlerini planlar, yönetir ve kararlarını alır. Bu yaklaşım, ekip üyelerinin sorumluluk almalarını teşvik eder, motivasyonu artırır ve hızlı karar alma süreçlerini sağlar. Projelerde sıklıkla karşılaştığımız yetkisiz sorumluluk durumundan bizi büyük ölçüde kurtarır.

Müşteri değerine odaklılık: Çevik yaklaşımın temel felsefelerinden biri, müşteri değerine odaklanmaktır. İnşaat projelerinde, müşterinin ihtiyaçları ve beklentileri göz önünde bulundurularak projenin değerini maksimize etmeyi amaçlarız. Değer odaklılık, proje süresince işin asıl hedefine odaklanmayı ve gereksiz faaliyetlerden kaçınmayı sağlar.

 

Çevik yaklaşımları uygularken nelere dikkat etmeliyiz?

Kültürel değişim: Kültürel değişim olmadan hiçbir değişim gerçekleştirilip içselleştirilemez. Geleneksel süreç-odaklı yöntemlerden çevik yaklaşıma geçerken, bazı personel veya ekiplerde dirençle karşılaşabiliriz. Bu nedenle, yönetimin ve ekip liderlerinin çevik değerlere ve yöntemlere olan desteği ve öncülüğü önemlidir. Çevik yaklaşımın uygulanması, organizasyonun ve proje ekibinin değişimi yönetme becerisini gerektirir. Çünkü bu süreç, rollerde değişiklikleri de beraberinde getirecektir. Değişim gerçekleştirilirken, ekip üyelerinin, paydaşların değişime uyum sağlaması, yeni rolleri benimsemesi ve çevik yaklaşıma geçişle ilgili zorlukları aşması desteklenmelidir.

Ölçeklendirme: Çevik yaklaşımın uygulanması, büyük ölçekli projelerde veya karmaşık projelerde bazı zorluklar yaratabilir. Bu durumda, çevik yaklaşımın projenin ölçeği ve karmaşıklığına uygun şekilde adapte edilmesi gerekebilir. Büyük ekiplerin yönetimi, çoklu iş parçacıklarının koordinasyonu ve paydaşların sayısı gibi faktörler göz önünde bulundurulmalıdır.

Eğitim ve bilinçlendirme: Çevik yaklaşımın tüm ekibe ve paydaşlara doğru şekilde anlatılması önemlidir. Ekip üyeleri ve diğer paydaşlar, çevik prensipleri, yöntemleri ve süreçleri anlamalı ve uygulamalıdır. Ekip içinde eğitimler, seminerler ve bilinçlendirme çalışmaları düzenlenerek, çevik yaklaşımın felsefesi ve uygulamaları hakkında bilgi paylaşımı yapılmalıdır.

Değişiklik yönetimi: İnşaat projelerinde istemesek de sıklıkla değişiklik, revizyon talepleriyle karşılaşırız. Çevik yaklaşımda, değişikliklerin hızlı bir şekilde ele alınması ve yönetilmesi önemlidir. Değişiklikler, önceliklendirilir, değerlendirilir ve projeye hızla dahil edilir. Bu, proje sürecinde esneklik sağlar ve müşteri gereksinimlerine uyum sağlama yeteneğini artırır.

Teknoloji ve dijitalleşme: En başta yazmam gereken konuyu neden en sona bıraktığımı soruyorsanız, cevap vereyim. Yazının sonunda aklıda daha iyi kalsın:) diye. İşbirliği araçları, proje yönetimi yazılımları, sürekli entegrasyon araçları ve diğer dijital platformlar projenin etkin bir şekilde yönetilmesini sağlar. Proje ekibi, teknolojik altyapıyı iyi değerlendirmeli ve uygun araçları seçerek verimliliği artırmalıdır.

İnşaat projelerinde çeviklik konusu bir köşe yazısına sığmayacak kadar geniş. Burada çevikliği önemli alt başlıklarıyla kısaca ele almaya çalıştım. Bu konunun başlı başına bir eğitim konusu olabilecek kadar kapsamlı olduğunu söylemeliyim. Yazımın başında da belirttiğim gibi çeviklikten kaçabilmemiz mümkün değil, ancak çevik olmaya çalışırken de birçok şeyi yanlış yapabilme olasılığımız da bir hayli fazla.

Son söz olarak; “inşaat projelerinde çevik proje yönetimini uygularken geleneksel yöntemlerde olduğu gibi her projenin özgün, benzersiz ve biricik olduğunu unutmamalıyız” diyorum.