Hakediş ve Kesin Hesap Hazırlanırken Dikkat Edilecekler

Yazı Dizisi-1

Cem Kafadar 

İnşaat Mühendisi (ITU-1987)

Hakediş hazırlama süreci

1. İdari hakedişler sözleşmelerinde belirtilen tarihlerde idareye sunulmalı, bu terminler dikkate alınarak hakediş hazırlama süreci başlatılmalıdır.


2.  Hakedişte kullanılacak bilgilerin sahadan hakediş bölümüne ulaşmasında gecikmeler olmamalıdır.

Hakediş ön kapağı

3. Hakediş ön kapağındaki bilgiler sözleşme bilgileri ile uyumlu olmalıdır.

Hakediş içindeki bilgi ve belgeler

4. Her hakediş raporunda, içerikleri son durumu yansıtacak şekilde düzenlenen, hakediş keşif özeti, yeşil defter, gerekli imalatların metrajları, varsa nakliye analizi ve metrajı ile mesafe tutanağı mutlaka yer almalıdır.
   5. İmalat sırasında düzenlenen ataşmanlar, ihzarat söz konusu ise ihzarat tespit tutanağı, fiyat farkı var ise fiyat farkı ile ilgili hesaplar ve bu hesaplara dayanak teşkil eden tüm bilgi ve belgeler hakedişe ilave edilmelidir.
   6. Ara hakedişlerin, içerdikleri bilgi ve belgeler bakımından hatasız ve noksansız düzenlenmelerine özen gösterilmelidir. Bu durum kesin hakedişin hazırlanmasını önemli ölçüde çabuklaştırıp, kolaylaştıracaktır.
   7. Her hakediş döneminde yapılan işlerin miktarını kesin olarak belirlemenin pratik güçlükleri olduğundan, her hakediş düzenlenmesinde, inşaatın başından itibaren yapılan işlerin tamamının tutarı hesaplanmakta ve bundan bir önceki hakediş tutarı çıkarılarak son hakedişin tutarı bulunmaktadır. Ancak, her ara hakediş bir anlamda avans niteliği taşıdığından, bir önceki hakedişte yer alan noksanlıklar bir sonraki hakedişte düzeltilmelidir.
   8. Hakedişe girecek miktarlar, sahadaki imalatı yerinde ölçülerek ya da proje üzerinden hesap edilerek bulunmalıdır.
   9. Proje üzerinden yapılan ölçümlerin projenin birebir uygulanması veya projenin tüm revizyonları içermesi halinde doğru olacağı unutulmamalıdır.
   10. İşin başındaki keşfe baz teşkil eden yaklaşık metrajlar dikkate alınarak hakediş düzenlenmemelidir.

Ataşmanlar

11. Ataşmanlar düzenli olarak tutulmalıdır.
    12. Plan ve projelerde bulunmayan işlere ait imalatlar ile temel üstü kotunun altında kalan kısımların ölçüleri alınarak kot, zemin cinsi ve rölevenin yapıldığı tarih kaydedilmek suretiyle ataşmanın kroki bölümüne yazılmalıdır. Ataşmanın metraj bölümünde ise kroki bölümündeki imalat poz numaraları ve birim kaydedilerek metrajı hesap edilmelidir.
    13. Sözleşmelere göre zamanında tutulması gereken tartı tutanakları, yerinde ölçü ve benzeri tutanaklar tarihleriyle birlikte içerdikleri hususlarda belirtilmek suretiyle ataşmanlara kaydedilmelidir.
    14. Hakedişlerin içindeki ataşmanlarda şantiye yetkililerinin imzaları eksiksiz olarak bulunmalıdır.

Yeşil defter

15. Yeşil defter her hakedişe o ay giren ve önceki hakedişten gelen toplam miktarların nereden alındığını ve nasıl hesaplandığını gösteren bir defter ya da formdur. Bu form, bir önceki miktarları aynen almak ve yenilerini üzerine eklemek yolu ile hazırlanmalıdır.
    16. Yeşil defterler yukarıdaki düzende yapılmalı ve iki hakediş dönemi arasında yapılan işleri, yani imalatın ilerleme hızını da göstermelidir.
    17. Yapılmış olan ve ödemeye esas olarak hakedişlere konan işlere ait miktarların, nereden alındıkları veya ne şekilde hesaplandıkları yeşil defterde “nereden alındığı” kolonunda açık olarak belirtilmelidir.
    18. Projeye uygun olarak yapılan imalat miktarları, her hakediş döneminde yapılan işleri belirlemek amacıyla hazırlanan metraj cetvellerinden, projede öngörülenden farklı olarak üretilen imalat miktarları ise düzenlenen ataşmanlardan alınmalıdır.
    19. Hakediş düzenleme tarihinde şantiyede mevcut ve sözleşmesine göre ihzarat bedeli alınması gereken malzeme miktarları, yerinde sayılıp tespit edilerek tutanağa bağlandıktan sonra yeşil deftere geçirilmelidir.
    20. Sözleşme ve eklerinde fiyat farkı ödenmesine ilişkin hüküm bulunan her çeşit malzemenin iş yerine geliş tarihleri, miktarları, fatura tarih ve numaraları (fatura suretleri eklenir) ile işin bünyesinde kullanılan miktarları gösterilmelidir.
    21. Sözleşmesine göre bedelleri tartılarak, sayılarak veya ölçülerek ödenecek malzeme miktarları, tarih ve numaraları ile zamanında ve iş başında düzenlenmiş tutanaklardan alınmalıdır.
    22. Metraj cetveli ve ataşmanlardan alınan tüm bilgiler yeşil defterde toplanıp sonra keşif özetine aktarılmalıdır.
    23. Ataşmanlardaki, metrajlardaki, tutanak veya diğer ibra edici dökümanlardaki miktarlar ile yeşil defterdeki miktarlar birbirleri ile uyumlu olmalıdır. Hakedişte yer alan her değer, hakediş raporunda mevcut bir belgeye dayanmalıdır.
    24. Özellikle iş sonlarında geriye dönük bir çalışma yapıldığında, herhangi bir imalatın hangi zaman aralığında (kaç no’lu hakedişte) yapıldığını göstermesi açısından yeşil defterlerin doğru bir şekilde hazırlanması büyük önem taşır.

Hakediş Keşif Özeti (Fiyat İcmali)

Keşif özeti (fiyat icmali) sayfası, yeşil defterdeki toplam iş miktarlarının sözleşme birim fiyatları ile çarpılması sonucu her iş kalemine ait toplam tutarların ve bunların toplamının görüldüğü sayfadır.
25. Bir işin ek protokollerle belirlenmiş, fiyat artışlarından kaynaklanan birden çok birim fiyatı oluştu ise bu fiyatların sözleşme ya da ek protokollerde tanımlanan zaman aralıklarını ve bu aralıklardaki iş miktarlarını kapsayacak şekilde kullanılmasına dikkat edilmelidir.
26. Hakediş icmalinde yer alan miktarlar, yeşil defterde yer alan miktarlar ile uyumlu olmalıdır.
27. Hakedişlerdeki birim fiyatlar sözleşme birim fiyatları, yapıldıysa ek protokol fiyatlarıyla uyumlu olmalıdır.
28. Özellikle kamu inşaatlarının yapımında hakedişler düzenlenirken yapılan iş miktarı ile söz konusu işin birim fiyatının çarpımı hakediş tutarını bulmak için yeterli olmamaktadır. Çünkü birim fiyatlar her türlü malzemenin şantiyede hazır bulunduğu ve işlerin normal koşullarda yapılacağı varsayımına göre düzenlenmiştir. Bu nedenle hakediş düzenlenirken, taşımalar, yükleme boşaltma ve istif bedeli, fiyat farkları tutarı, derinlik su zammı gibi, üretim koşullarının ağırlaşmasından kaynaklanan maliyetler var ise belirlenerek hakedişe eklenmelidir.
29. Hakediş icmalindeki toplam hakediş tutarı ve hakediş arka kapağındaki toplam tutar birbirleri ile uyumlu olmalıdır.

Fiyat farkı uygulaması

30. Sözleşmede fiyat farkı alınacağı belirtiliyorsa, fiyat farkı hesabı doğru bir şekilde yapılmalı ve fiyat farkı hesabında kullanılan, ilgili kurumlardan alınan resmi belgeler ile birlikte malzeme fiyat farkı tutanakları hakedişin içinde mevcut olmalıdır.
    31. Sözleşme ve eklerinde, fiyat farkı ödenmesine dair hüküm bulunan her türlü malzemenin iş yerine geliş tarihleri, miktarları (fatura tarih ve no’ları ile) satın alma fiyatları ve işin bünyesinde kullanılan miktarları hakediş içinde gösterilmelidir.
    32. Malzeme fiyat farklarının hesabında iki önemli husus yer almaktadır. Bunlardan birisi, fiyat artışından sonra inşaatta kullanılan malzeme miktarı, diğeri ise fiyat artış miktarıdır. Zamlı malzemenin imalata giren kısmının kesin olarak belirlenebilmesi için, zam tarihinde ilgili malzemenin kullanıldığı imalat düzeyinin belirlenmesi gerekmektedir.
    33. Malzeme fiyat farkı uygulaması için, iki hakediş arasındaki üretim hızı doğrusal kabul edilerek önce günlük üretim düzeyinin bulunması, sonra da bu değerin zamlı malzeme gün sayısı ile çarpılmasıyla fiyat farkına tabi olacak malzeme miktarı bulunması yaygın bir uygulamadır. Bu nedenle uygulama biçimi konusunda mutabakat sağlanmalıdır.
    34. İhzarattaki zamlı miktarların belirlenebilmesi için her fiyat artış tarihinde önceki fiyatla alınmış bulunan ihzarat malzemelerinin miktarlarını belirleyen bir tutanağın düzenlenmesi gerekmektedir.
    35. Fiyat artışları olduğunda, ilgili malzemelerden şantiyede hiç bulunmuyorsa, bu durumun da bir tutanakla tesbit edilmesi, hakediş aşamasında taraflar arasında çıkabilecek muhtemel anlaşmazlıkların önlenmesinde etkin olmaktadır.
    36. Her iş kalemi için fiyat farkları ayrı ayrı hesaplanmalı, varsa sözleşmesindeki ihale indirimi, sözleşme birim fiyatlarına ve fiyat farklarına da aynen uygulanmalıdır. Malzeme fiyat farklarına ise ihale indirimi uygulanmamalıdır.
    37. Malzeme fiyat farkına esas alınacak miktarlar, birim fiyat tesbitinde kullanılan analizlerden hesaplanmalıdır.

Bundan sonraki yazımızda ” İhzarat, Avans , Yeni Fiyat Zabıtları,Hakediş , Kesin Hesap  ”  anlatılacaktır.