Yöneticinin Kuralları...

Yöneticinin Kuralları...

Levent Taşkın

[Yayım Tarihi: 25 Nisan 2025]

Amit Ray : “Liderlik uzun ağaçlar gibi büyür. Hem sertliğe hem de esnekliğe ihtiyaç duyar. Hesap verebilirlik için sertlik, kendine ve başkalarına karşı şefkatli ve ilgili bir kalple değişikliklere uyum sağlamak için esneklik.”

İş yerlerinde kurallar yönetim ve yöneticiler tarafından konulur. Kurallar hem şirket içerisindeki iş akışlarının dizaynını hem iş akışlarının kontrolünü hem müşterilerle ilişkileri hem de kişilerin yetki sınırlarını tanımlar. Sınırları tanımlamak; şirketin temel satış, servis, fiyat, ödeme, satın alma, lojistik, muhasebe, finans ve üretim proseslerindeki temel akışları, ana ilkeleri ve kuralları şeffaf bir şekilde paydaşlarla paylaşmak çok önemlidir.

Kurallar ve sınırlar yapılan işin kalitesini, standart nitelikte herkese eşit sunulabilmesini, çalışanların yetki alanlarını ve iş akışlarının şeffaf bir şeklide kontrolünü sağlar.

Yöneticiler ve çalışanlar şirket prosedürlerine, tanımlanan kurallara ve sınırlara uymakla yükümlüdür. Prosedürler, kurallar ve sınırlar müşterileri memnun etmeye odaklı, eşit ve adil olmayı sağlayacak şekilde olmalıdır. Ancak rekabetten uzak tutmayacak şekilde değişmez de olmamalıdır. Aksi takdirde rekabetten, adaletten ve verimlilikten uzak kurallara, prosedürlere yoğunlaşan yönetici, çalışanın yaratıcılığını ve inisiyatif alarak fark yaratmasını engeller; müşteriler için çalışılması zor bir firma olma riskiyle karşı karşıya kalır. Sınırlar ve kuralların içerisinde çözüm odaklı, eşitliğe ve herkese karşı uygulanabilirliğe yönelik esnekliklerin mutlaka olması önemlidir. Kurallar veya sınırlar yeniden tanımlanabilir olmalı veya değişen iş modellerine göre yeni kurallar konulabilmelidir. Burada önemli olan var olan kuralların ve sınırların herkese o dönem içerisinde şeffaf ve eşit olarak uygulanması, güven duyulmasına zarar verecek var olan kuralların dışında kişi veya firmalara özel uygulamalar yapılmamasıdır. Başka birisine aynı koşullar için yapamayacağınız bir uygulamayı kuralları bozarak herhangi birisine uygulamanız hem içeride hem dışarıda çelişki yaratır, güvensizlik yaratır.

Yöneticiler çalışanlarla ilişkileri sırasında sınırlarını çizer. Bu sınırlar iletişimi kısıtlayacak, korku ve endişe yaratacak, çalışanın kendisini ifade etmesini engelleyecek, yöneticiye ulaşımı zor ve zahmetli hale getirecek şekilde tanımlanmamalıdır. Lider sınırlarını korurken, çalışanlarına bu sınırlar çerçevesinde hoş görülü, yönlendirici, destekleyici ve yol gösterici olacak şekilde iletişim kurmaya da özen göstermelidir. Çok meşgulüm, gün içerisinde beni rahatsız etmeyin, seninle ilgilenemem, önemli değilse beni meşgul etmeyin, önce sekreterimle görüşün, odama herkes giremez gibi üstten bakan ve çalışanı uzak tutan sınırları belirten ifadelerle yönetici kendisini farklı bir noktaya konumladığında, çalışan kendisinden uzaklaşır ve şirkette kendisine ulaşabilen birkaç kişinin görüşü ile hatalara açık hale gelir. Kendi sınırlarına göre herkese destek olabileceğini ve zaman ayıracağını belirterek kendisini ulaşılabilir kılmalıdır.

Yöneticinin iş yapış biçimi, işi talep ediş şekli, verdiği yetkiler veya inisiyatif kullanılarak yapılan işteki beklentisi onun her şeye karıştığı veya her şeyi kontrol etmek istediği anlamına gelmez. Onun iş veriş ve alış şekli sınırlarını tanımlar. O sınırları bilmek ve ona göre işleri teslim etmek yöneticiyi yönetmek demektir. Yöneticiler kendilerine bu nedenle soru sorulmasına, ilerlemenin kontrol edilmesi için çalışanın görüşme taleplerine karşı esnek olmaya, geri bildirim alıp ve vermeye özen göstermeye eğilimli olmalıdır.

Şirketlerde esnek olabilmek, rekabetçi olmanın ve çözüm odaklı olmanın önemli bir yapı taşıdır. Esnek olmak değişikliklere ve müşteri isteklerine uyum sağlamak için çaba göstermek ve bunu önemsemek demektir. Esnek olmak mevcut kuralları, prosedürleri ve sınırlarınızı da gözden geçirmenizi sağlar. Eğer kurallar iş yapmanızı engeller hale gelmiş, karar alma süreçlerinizi uzatmış, bürokrasiyi artırmış, kişileri onay almak için bezdirmiş hale getirmişse kimse artık sorunla veya çözümle ilgili yöneticilerine karşı aşırı bir efor sergilemek istemez. Müşteriler ise çözümsüzlük, çalışanların serzenişleri ve uzun süren süreçlerin yarattığı kayıplar nedeniyle sizi terk etmeye başlarlar. Bu nedenle esnemek kurallar çerçevesinde herkese yapabileceğiniz yeni çözümler sunmak demektir. Ancak kurallar sürekli farklı çözümlerle esnemenin ötesinde iş süreçlerini tamamlamada aşırı zaman alıyor ve onay peşinde koşulmasını gerektiriyorsa, prosedürlerin ve buna bağlı kuralların artık yenilenme ve güncel beklentilere göre revize edilme zamanının çoktan geldiğinin mesajını verir.

Bu nedenle yöneticilerin gerek çalışanlarla ilişkilerinde gerek iş yapış şekillerinde ve gerekse iş akışlarında sınırlarını ve kurallarını tanımlamaları; güven yaratmak, adil ve eşit davranmak, şeffaf olmak, standart hizmetlerin ortaya çıkması, denetlenebilmesi için gerekliliktir. Toplam kalite döngüsü çerçevesinde her kuralın, her prosedürün ve prosedürlere bağlı iş akışlarının da değişen rekabet koşulları, değişen pazar koşulları, değişen müşteri isteklerine göre mutlaka güncellenmesini yöneticilerin görevidir. Tüm bu süreçte hızlı, esnek ve çözüm odaklı olmak ise yöneticilerin farkını ortaya çıkaran becerilerdir.

Paylaş: