Şantiye Sabah Toplantılarımızdan Nasıl Daha İyi Verim Alırız ?

Cem Kafadar 
 

Soğuk bir kış sabahında, üzerinde dumanı tüten çay bardakları ve yanında sıcacık poğaçalar...

Şantiyede geçen yıllarımı hatırladığımda hemen aklıma bu görüntü ve o günü planladığımız sabah toplantılarımız gelir... Bu kısa toplantılar hem güne planlı ve yumuşak bir başlangıç yapmamızı sağlar hem de bir şeyleri gözden kaçırmamızı engellerdi. Bu yazımda iletişimi ve ekip çalışmasını geliştiren şantiye sabah toplantılarının nasıl daha verimli yapılabileceğini anlatacağım...

Şantiye sabah toplantıları, kısa vadeli “Burada ve Şimdi” üzerine odaklanır ve söz konusu toplantıların iki amacı vardır:

1. O günün şantiyedeki operasyonel ayrıntılarını gözden geçirmek ve mümkün olduğunca etkili ve verimli bir şekilde yürütülmelerini sağlamak

2. Önümüzdeki birkaç gün içindeki uygulamaya yönelik olası tıkanıklıkları kısaca değerlendirmek.

Toplantılarımızdan sonuç almak istiyorsak öncelikle şu üç konuyu göz önünde bulundurmalıyız.

- Kısa tutulmalı

- Ağırlıkla acil operasyonel sorunlara odaklanmalı

- Yapıcı olmalı.

Toplantı Süresi

Şantiye sabah toplantılarımız ne kadar sürmeli?

Genellikle şantiye ekibi çalışmaya başlamadan hemen önceyapıldığından, olabildiğince kısa olmasında fayda vardır. İdeal süre için 5 ile 20 dakika arası diyebiliriz.

Toplantılarınızın düzenli olarak 30 ila 45 dakikadan uzun sürdüğünü fark ederseniz, gündeminizi gözden geçirmenizde fayda vardır. Bazı konuları aciliyetine göre o gün içinde yapılacak daha kapsamlı bir toplantıya ya da haftalık planlama toplantılarına aktarmalısınız. Uzayan bir sabah toplantısı hem istenen verimi sağlamaz hem de uygulamanın başında olması gereken arkadaşların zamanlarını boşa harcamalarına neden olur.



Toplantı Gündemi

Süreden sonra bir diğer önemli konu da toplantının “içeriği”, yani nelerin konuşulacağıdır.

Gündemimizi belirlerken aşağıdaki üç konuyu öncelikle değerlendirmemizde fayda vardır.

- O günkü operasyonlarınızın sorunsuz çalışması için üzerinde konuşulması gereken kritik ve öncelikli konular.

- Ertesi gün veya daha sonra ortaya çıkabilecek uygulamaya yönelik sorunlar.

Mutlaka, ama mutlaka bu sorunlara yönelik neler yapılabileceği.

Bu toplantılarda hiçbir sorunun üzerini çözümsüz kapamayın. O noktada hemen çözülemeyecek bir sorunsa kısa bir beyin fırtınası yaparak, bir başka toplantıda üzerinde konuşulmasına taban olacak küçük eylem planları hazırlayabilirsiniz. Ertelediğiniz, halının altına süpürdüğünüz tüm küçük problemler, zaman içinde karşınıza büyümüş halde gelecektir.

Stratejik Kararlar

Sabah toplantıları orta ya da uzun vadeli konuları veya “stratejik” olarak kabul edilebilecek herhangi bir şeyi tartışmak için uygun ortamlar değildir. Bu sorunların, aylık yönetim toplantınız veya diğer karar verme yetkisine sahip yöneticilerin katıldığı toplantılara aktarılması gerekir. Takdir edersiniz ki, böyle bir konunun tartışılmasına girildiği anda, sonu kolay kolay hesaplayamayacağınız noktalara gidebilir. Büyük olasılıkla orada sıkıntıların çözümüne yönelik karar verme yetkisinde kişiler bulunmayacağı için, bu uzamalar ciddi zaman ve enerji kaybına neden olacaktır.

Örneğin, pencerelerin teslimi geciktiği için işin nasıl yeniden planlanacağını tartışabilirsiniz. Ancak yeni bir pencere tedarikçisi bulup-bulmama konusuna girilmesi uygun olmayacaktır.Toplantı, aylık planlama raporlarının o gün saat 17.00’ye kadar sunulması gerektiğine dair bir hatırlatma içerebilir. Ancak raporların formatı, amacı veya etkililiği sabah toplantılarında tartışılmamalıdır.

Bu noktada bir konuyu hatırlatmak istiyorum. Eğer firmanızda orta veya uzun vadeli sorunların tartışılabileceği aylık yönetim toplantısı, bütçe-planlama değerlendirme toplantısı ve benzeri toplantılar yapılmıyorsa, şantiye sabah toplantılarını da hiç yapmayın. Çünkü ucu açık kalan konuları götürebileceğiniz bir ortamınız yoksa, stratejik konularda tıkanırsınız. Bu da sabah bir araya gelmelerinizin verimliliğini düşürecektir.

Toplantı Gündemini Belirlemeye Yönelik İki İpucu

1. Bir hafta boyunca ekibinizi her gün neyin motive ettiğini, yavaşlattığını veya dengesini bozduğunu inceleyin. Dikkatlerini dağıtan, kafalarını karıştıran iletişime ve uygulamaya yönelik konuları defterinize not alın. Bu sorunları sabah toplantılarında gündeme dönüştürün.

2. Ekip üyelerinize sorun; her iş gününün başında konuşmaya ihtiyaç duydukları konular hangileri?

- Takım arkadaşlarından öğrenmek istedikleri bilgiler neler?

- Onlarla hangi noktalarda paylaşım yapmak istiyorlar?



Şantiye Sabah Toplantılarınızın Etkili Olmasını Nasıl Sağlarsınız?

Yazımın başında belirttiğim iki konunun dışında (kısa tutun ve “Şimdi ve Burada”ya odaklanın), etkili bir sabah toplantısı için yapılması gerekenleri beş maddede özetleyebiliriz.

1. Her sabah aynı saatte başlayın ve hemen hemen aynı sürede bitirin. Kimseyi beklemeyin. Geç katılanların, bahane sunmamalarını ve onlar gelinceye kadar konuşulanların özetlenerek aktarılmamasını bir kural haline getirin. Toplantılarınız önemli konulara odaklandığı sürece, konuşulanları kaçırmamak için herkes zamanında orada olmak isteyecektir.

2. Katılımcılara bir konferans vermeyin. Bir konuyu uzun uzun anlatmayın. Basketbol maçlarındaki molalarda yapılan toplantılara benzetebiliriz bu toplantıları. Bir oyun kurucu, koç ve birkaç kilit takım üyesinin ara sonrasındaki oyuna karar verdiğini hayal edin. Konuları olabildiğince hızlı değerlendirin. Bunlar, maç videosunun tekrar seyredilip hataların analiz edileceği toplantılar olmamalı.

3. Şantiye ekibinden gelecek öneri ve geribildirimleri iyi yönetin. Odaklanmak ve toplantınızı ayrılan zamanda tamamlamak için, özellikle ilk günlerde ekibin katılımını aktif bir şekilde yönetmeniz gerekecektir. Bazen insanlar konuyu birden bire önceki akşam televizyonda oynayan bir filme ya da futbol maçına getirebilirler. Yine sıkıntılı noktalardan biri de, bu toplantıların ekip üyelerinin birbirlerini şikayet etmelerine imkan sağlayacak ortamlar olarak düşünülmesidir. Konunun ekseninden sapmasına izin vermeyin. Gerektiği noktalarda katılımcılara toplantı gündemini hatırlatmakta fayda vardır.

Şantiye sabah toplantıları bir mentorlük veya koçluk yapılacak ortamlar değildir. Ancak farklı ortamlarda çalışanlarınıza fırsat buldukça mentorlük ve koçluk yapmanızı tavsiye ederim.



4. Süreklilik ve düzene önem verin. Toplantıyı yöneten kişi toplantıya hazır girmeli, işi akışına bırakmamalıdır. Aynı şekilde tüm katılımcıların da orada sorulacak sorulara yanıt verebilecek şekilde hazır olması gerekmektedir. Yapılan hazırlıklar, işin takibininde daha nitelikli bir şekilde yapılmasını sağlayacaktır. Şunu unutmayın ki, bu toplantılar düzensiz veya süreklilik içermeyecek biçimde yapıldığında istenilen sonuç alınamaz.

5. Üç ayda bir toplantıların verimliliğini ekibinize sorun, onlardan geribildirim alın. Bu bir araya gelmelerin kendilerine yardımcı olup olmadığını öğrenin. Aksayan noktaları konuşarak çözümleyin ve yapılması gereken değişiklikleri hızla hayata geçirin.

Kaynak: 
Sevgili Dostum Sn.Cem Kafadar’ın Şantiye Dergisi'nde yayınlanan yazılarından  alınmıştır.